Microsoft Word 2003

3.0 Mempersiapkan Piranti Lunak Pengolah Kata

Untuk memulai menggunakan piranti lunak pengolah kata, dalam hal ini Microsoft Word 2003, pastikan terlebih dahulu bahwa piranti lunak pengolah kata Microsoft Word 2003 telah ter-install di dalam komputer Anda dan komputer Anda menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP.

1. Petunjuk Penggunaan Piranti Lunak Pengolah Kata 

Sebelum memulai, ada baiknya Anda memastikan bahwa buku petunjuk penggunaan piranti lunak pengolah kata telah tersedia dan sudah Anda baca terlebih dahulu. Hal ini membuat Anda lebih cepat menangkap isi dari piranti lunak pengolah kata.

Membaca beberapa buku petunjuk penggunaan piranti lunak pengolah kata dan buku tips dan trik dalam pengoperasian piranti lunak pengolah kata sangat disarankan. Tidak hanya mengambil dari satu sumber saja, tetapi juga membandingkan dengan sumber yang lain.

2. Menyiapkan Komputer

Jika Anda sudah siap untuk menggunakan piranti lunak pengolah kata, mulai dengan menyalakan komputer Anda. Tunggu hingga komputer menyelesaikan proses booting dan masuk ke layar utama desktop atau layar Microsoft Windows.

3. Memulai Piranti Lunak Pengolah Kata Microsoft Word 2003

Untuk menjalankan Microsoft Word 2003, Anda tinggal mengikuti langkah-langkah berikut.

4. Tekan tombol Start yang ada di kiri bawah layar Windows.
5.  Pilih menu All Programs . 
6. Cari Microsoft Office (karena pada umumnya Microsoft Word di-install bersama dengan paket Microsoft Office) lalu pilih Microsoft Word 2003. 

7. Setelah dipilih, tunggu sebentar sampai piranti lunak pengolah kata Microsoft Word 2003 menampilkan layar olah dokumen dan siap digunakan. Layar Microsoft Word 2003 memiliki tampilan sebagai berikut
8. 
   

9. Bekerja Dengan Lingkungan Microsoft Word 

Pada Microsoft Word, terdapat beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan. Sebagian besar dari perintah-perintah dan fungsi pada Microsoft Word memiliki tombol pintas atau shortcut yang dapat memudahkan dan mempercepat pengguna untuk menjalankan fungsi atau perintah tertentu.

1. Mengenali Komponen Piranti Lunak Pengolah Kata Microsoft Word

Microsoft Word memiliki beberapa komponen utama yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah

• Title bar

Title bar berisikan judul dari dokumen yang Anda buat. Secara default, Word akan memberikan judul Document 1. Di sebelah kanan title bar terdapat tombol untuk mengecilkan jendela Microsoft Word (Minimize), memaksimalkan ukuran jendela atau mengembalikan ke ukuran semula (Restore/Maximize), dan untuk menutup aplikasi Microsoft Word (Close).

• Menu bar

Menu bar berisikan menu–menu untuk melakukan berbagai fungsi dan operasi. Pada menu bar terdapat pilihan menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help. Selain menggunakan mouse, menu-menu pada menu bar dapat dipilih dengan menekan tombol Alt + karakter yang digarisbawahi pada nama menu. Sebagai contoh untuk memilih menu File, tekan tombol Alt + F.

• Toolbar

Toolbar berisikan tombol–tombol pintas atau shortcut untuk mempercepat atau mempermudah pengguna dalam menggunakan fungsi-fungsi editing maupun operasi lain pada tingkat mahir. Toolbar yang secara default muncul adalah toolbar Standard, Formatting, Drawing, dan Table and Borders. Apabila Anda ingin menampilkan toolbar lainnya, dapat dilakukan dengan memilih menu View > Toolbars, lalu pilih toolbar yang ingin Anda tampilkan. Selain itu Anda juga dapat menekan klik kanan pada mouse Anda di atas area kosong di sebelah kanan area toolbar. Pilih toolbar yang ingin Anda tampilkan.

• Area kerja

Area kerja berupa layar putih dimana pengguna mengetikkan isi dokumen.

• Ruler bar

Penggaris yang terletak di sisi atas dan kiri area kerja.

• Help

Jendela yang digunakan untuk mencari panduan penggunaan Microsoft Word yang sudah disediakan secara built-in. Dapat ditutup dengan menekan tombol yang terletak di pojok kanan atas.

• Status bar

Status bar menampilkan lokasi kursor berada, posisi halaman dan jumlah halaman.

1. Membuat Dokumen Baru

Segera setelah aplikasi Microsoft Word dijalankan, sebuah dokumen baru akan disediakan kepada pengguna. Area kerja siap digunakan dengan kursor siap di pojok kiri atas. Namun jika kita sedang bekerja pada sebuah dokumen dan ingin menciptakan dokumen baru, dapat dilakukan dengan membuat dokumen baru.

Pembuatan dokumen baru mengikuti langkah-langkah berikut

1. Pilih File > New.

2. Di sebelah kanan area kerja akan muncul menu New Document.

3. Pilih Blank Document untuk menciptakan dokumen baru dengan format standar dokumen milik Microsoft Word. Anda juga dapat membuat dokumen dengan jenis yang lain seperti XML document dan web page. 
4. Sebuah area kerja baru akan ditampilkan pada jendela Microsoft Word.

Jika Anda ingin membuat dokumen baru dengan cepat, Microsoft Word juga memberi kemudahan dengan cara 

1. Menekan tombol shortcut Ctrl + N, atau
2. Menekan tombol New Blank Document    pada toolbar Standard.

2. Menyimpan Dokumen 

Dokumen yang sudah Anda buat tentunya harus disimpan terlebih dahulu agar tidak hilang. Anda juga sangat disarankan untuk sering-sering menyimpan pekerjaan Anda untuk menghindari resiko kehilangan apabila terjadi crash atau putus listrik akibat mati lampu atau hubungan arus pendek (konslet). Secara default atau standar, Microsoft Word akan menyimpan dokumen dengan format file .doc. Namun Anda juga dapat menyimpan dokumen ke dalam berbagai format file yang lain.

Menyimpan dokumen dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu menyimpan dokumen baru sedang atau sudah selesai dibuat, menyimpan dokumen yang sedang dibuat atau dalam proses pengerjaan, dan menyimpan dokumen yang sedang atau sudah dibuat dengan nama dokumen baru.

1. Menyimpan Dokumen Baru yang Sedang atau Sudah Selesai Dibuat (Save)

Pada saat Anda mulai bekerja dengan Microsoft Word, secara default Microsoft Word akan memberikan judul dokumen standar Document 1. Secara default pula Microsoft Word akan memberi nama file pada saat penyimpanan dengan nama file Doc1.doc. Dan apabila Anda membuat dokumen baru tanpa menutup atau menyimpan dokumen sebelumnya, maka penamaan judul dokumen berikutnya adalah Document 2, dan seterusnya. Begitu pula dengan nama file pada saat disimpan, Doc2.doc dan seterusnya.

Anda dapat menyimpan dokumen baru yang sedang Anda kerjakan untuk pertama kalinya dengan cara

1. Pilih menu File > Save atau File > Save As.

     

2. Akan muncul kotak dialog Save As.

3. Pilih lokasi penyimpanan pada combo box Save In. 
4. Masukkan nama file dokumen yang Anda inginkan atau menggunakan nama file standar yang diberikan oleh Microsoft Word.
5. Pilih tipe dokumen Word Document (*.doc).
6. Dokumen Anda akan tersimpan.

Microsoft Word juga memberikan kemudahan bagi Anda untuk menyimpan dokumen baru dengan cara

1. Menekan tombol shortcut Ctrl + S, atau
2. Menekan tombol Save   pada toolbar Standard.

2. Menyimpan Dokumen yang Sedang Dibuat 

Dokumen yang sedang Anda kerjakan sebaiknya sering-sering disimpan untuk menghindari resiko kehilangan dokumen Anda. Microsoft Word secara otomatis dan berkala akan menyimpan pekerjaan Anda ke dalam suatu file cadangan untuk membantu menghindari resiko kehilangan pekerjaan Anda, tetapi ada baiknya jika Anda tetap menyimpan pekerjaan Anda secara berkala. Penyimpanan dokumen berulang kali tidak memberi efek apapun terhadap aplikasi Microsoft Word ataupun komputer Anda. 

Menyimpan pekerjaan yang sedang Anda buat dapat dilakukan dengan cara

1. Memilih File > Save, atau
2. Menekan tombol shortcut Ctrl + S, atau
3. Menekan tombol Save   pada toolbar Standard.

3. Menyimpan Dokumen Baru yang Sedang atau Sudah Selesai   Dibuat Dengan Nama Dokumen Baru (Save As)

Dokumen yang sedang atau sudah Anda buat juga dapat Anda simpan dengan nama file lain untuk mempermudah pembuatan dokumen yang sama berulang kali. Hal ini memiliki prinsip sama dengan menduplikat file dokumen Word lalu memberi nama pada file duplikat tersebut seperti yang sudah Anda pelajari pada materi Mengoperasikan Sistem Operasi Microsoft Windows (TIK.OP02.003.01).

Untuk menyimpan dokumen yang sedang atau sudah Anda buat dengan nama dokumen baru, dapat mengikuti langkah-langkah berikut

1. Pilih menu File > Save As.
2. Akan muncul kotak dialog Save As.
3. Pilih lokasi penyimpanan pada combo box Save In. 
4. Masukkan nama file dokumen baru yang Anda inginkan. Nama file tidak boleh sama dengan nama file sebelumnya apabila terletak pada lokasi yang sama. Apabila lokasi berbeda, nama file dapat sama, tetapi hati-hati jika kedua file yang sama dapat saling menimpa.
5. Pilih tipe dokumen Word Document (*.doc).
6. Dokumen Anda akan tersimpan dengan nama baru dan judul yang tertera Title Bar Anda akan berubah sesuai dengan nama file dokumen baru Anda.

4. Menyimpan File Dengan Format File yang Berbeda

Selain format standar .doc, Anda dapat menyimpan dokumen dalam berbagai format lain sesuai kebutuhan. Word memberikan beberapa pilihan jenis format file yang lazim digunakan, yaitu

• XML document (*.xml)

Format Extended Markup Language yang mendukung XML editor untuk keperluan pembuatan proses bisnis.

• Single file web page (*.mhtm; *.mhtml), Web page (*.htm; *.html), Web page, filtered (*.htm; *.html)

Format untuk menciptakan file dokumen yang dapat dimasukkan ke dalam internet

• Document template (*.dot)

Merupakan bentuk format file template yang digunakan pada Microsoft Word. Template berfungsi untuk membuat struktur dasar yang dapat memudahkan pengguna untuk membuat dokumen berulang.

• Rich text format (*.rtf)

File bentuk ASCII dengan perintah khusus untuk mengindikasikan adanya informasi tambahan pada dokumen.

• Plain text (*.txt)

Bentuk format teks paling sederhana, tanpa menambahkan kode untuk modifikasi teks seperti ukuran, warna, ketebalan dan lain-lain. Dapat dibuka di hampir semua jenis editor teks.

• Word 97 – 2003 & 6.0/95 – RTF (*.doc)

Format file pada Microsoft Word 97 dan 95.

• Works 6.0 & 7.0 (*.wps)

File extension pada Microsoft Works.

3. Membuka Dokumen yang Sudah Ada

Bekerja dengan Microsoft Word tidak mengharuskan Anda untuk selalu menyelesaikan pekerjaan Anda sampai akhir. Anda juga dapat membuka kembali dokumen yang sudah Anda simpan sebelumnya untuk meneruskan pekerjaan Anda apabila pekerjaan tersebut belum selesai.

Membuka dokumen yang sudah pernah Anda buat dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih File > Open.

2. Akan muncul kotak dialog Open.

3. Cari lokasi tempat file yang ingin Anda buka disimpan. Anda juga dapat memasukkan nama file yang Anda cari beserta format file tersebut.
4. Tekan tombol Open jika file yang Anda cari sudah ditemukan.
5. Dokumen yang Anda cari akan terbuka.

Dokumen juga dapat dibuka dengan cara

1. Menekan tombol shortcut Ctrl + O, atau
2. Menekan tombol Open pada toolbar Standard.

4. Menutup Dokumen atau Aplikasi Microsoft Word

Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan Anda, aplikasi Microsoft Word dapat Anda tutup untuk kenyamanan Anda saat menggunakan aplikasi lain. Anda juga dapat menutup dokumen yang sedang Anda buat tanpa menutup aplikasi Microsoft Word.

Cara untuk menutup dokumen yang sedang Anda buat tanpa menutup aplikasi Microsoft Word adalah sebagai berikut

1. Pilih File > Close, atau

2. Menekan tombol Close Window yang terletak di pojok kanan atas.

Adapun cara untuk menutup aplikasi Microsoft Word adalah

1. Pilih File > Exit, atau

2. Menekan tombol Close   yang terletak di pojok kanan atas, atau
3. Menekan tombol shortcut Alt + F4.

10. Melakukan Editing Sederhana
1. Fitur-fitur Editing Dasar

Piranti lunak pengolah kata pada umumnya memiliki beberapa fitur standar, seperti mengetik huruf/ kata/ kalimat, format huruf (font), penjajaran teks (text alignment), dan penomoran. Pada Microsoft Word 2003, fitur-fitur standar ditambah dengan adanya bullet, penggantian halaman, penggunaan kolom.

1. Mengetik Huruf/ Kata/ Kalimat

Pada saat dinyalakan, Microsoft Word akan berada dalam keadaan siap untuk mulai mengetik. Kursor akan berada di pojok kiri area kerja. Anda dapat segera memulai mengetik tanpa harus melakukan operasi lainnya.

Apabila kursor tidak berada di pojok kiri atas atau Anda sudah melakukan pengetikan dan ingin menyisipkan kata pada dokumen, dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1. Pindahkan pointer dengan menggunakan mouse ke lokasi dimana Anda ingin menyisipkan kata.
2. Tekan klik kiri pada mouse sehingga kursor akan berpindah ke posisi yang diinginkan. 
3. Setelah muncul kursor pada dokumen, Anda dapat memulai mengetik huruf, kata atau kalimat dengan menggunakan keyboard Anda.

2. Format Huruf (Font)

Huruf pada Microsoft Word dapat diformat menjadi berbagai tipe tulisan, ukuran, cetak tebal, cetak miring, garis bawah dan masih banyak lainnya. Toolbar yang digunakan untuk melakukan format karakter adalah toolbar formatting, sebagai berikut:

Untuk memulai memformat karakter huruf pada kata atau kalimat yang ingin diubah, dilakukan dengan cara

1. Pilih karakter yang ingin diformat dengan menyorot huruf, kata atau kalimat tersebut. 

2. Format dapat dilakukan dengan menggunakan 2 cara: menekan tombol shortcut atau menu pada tool bar, dan masuk ke dalam kotak dialog Font. 

Tombol shortcut atau tombol pada toolbar untuk memformat huruf atau karakter akan dijelaskan melalui tabel berikut:

Nama Menu	Simbol	Shortcut	Fungsi
Bold		Ctrl + B	Membuat karakter menjadi cetak tebal
Italic		Ctrl + I	Membuat karakter menjadi cetak miring
Underline		Ctrl + U	Membuat garis bawah di bawah karakter

Contoh efek karakter cetak tebal (Bold) adalah sebagai berikut

Contoh efek karakter cetak miring (Italic) adalah sebagai berikut

Contoh pemberian garis bawah (Underline) adalah sebagai berikut

Untuk mengubah jenis huruf, dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih (sorot) huruf, kata, kalimat atau paragraf yang ingin diubah jenis hurufnya.
2. Pilih jenis huruf pada combo box font yang terdapat pada toolbar formatting. 
3. Setelah memilih, jenis huruf dari huruf, kata, kalimat, atau paragraf yang sudah dipilih akan berubah.

Sedangkan untuk mengubah ukuran huruf dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih (sorot) huruf, kata, kalimat atau paragraf yang ingin diubah ukuran hurufnya.
2. Pilih ukuran yang diinginkan pada combo box size . 
3. Ukuran huruf akan berubah.

Untuk memberi warna pada huruf juga dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih (sorot) huruf, kata, kalimat atau paragraf yang ingin diubah warna hurufnya.
2. Warna dapat diubah dengan memilih salah satu warna setelah menekan tombol yang terdapat pada toolbar.

Untuk melakukan format karakter dengan lebih lengkap dan mendetil, cara berikutnya adalah dengan memilih menu Format > Font atau dengan menekan klik kanan pada mouse diatas area yang sudah disorot, lalu pilih Font. 

Sebuah kotak dialog baru akan muncul. 

Pada kotak dialog Font ini, terdapat 3 buah tab, yaitu tab Font, Character Spacing dan Text Effects. Tab Font berisi pilihan untuk memformat karakter, Tab Character Spacing berisi pilihan untuk memformat spasi atau jarak antar karakter, kalimat, atau paragraf, dan terakhir Tab Text Effects berisi pilihan untuk memberikan efek pada teks.

Pada kotak dialog Font tab Font, kita dapat memilih jenis huruf, style huruf, ukuran, warna huruf, jenis garis bawah, dan efek pada teks (subscript, superscript, strikethrough, dan lain-lain). Hasil dari format karakter dapat terlihat pada kolom preview sehingga memudahkan pengguna untuk bereksperimen dengan huruf. Setelah selesai memilih format untuk karakter yang dipilih, tekan tombol OK. Untuk membatalkan format karakter tekan Cancel.

3. Penjajaran Teks (Text Alignment)

Teks pada Microsoft Word dapat diatur menjadi rata tengah, rata kiri, rata kanan, atau rata kiri-kanan. Penjajaran teks dapat dilakukan dengan menekan shortcut atau toolbar sebagai berikut setelah menyeleksi teks yang ingin diatur penjajarannya.

Nama Menu	Simbol	Shortcut	Fungsi
Left		Ctrl + L	Membuat teks menjadi rata kiri
Center		Ctrl + E	Membuat teks menjadi rata tengah
Right		Ctrl + R	Membuat teks menjadi rata kanan
Justified		Ctrl + J	Membuat teks menjadi rata kiri-kanan

Pada umumnya, pada saat pertama kali dinyalakan, Microsoft Word secara standar akan memilih penjajaran teks kiri (Left). Berikut adalah contoh penjajaran teks kiri (Left)

Contoh penjajaran teks tengah (Center) adalah sebagai berikut

Contoh penjajaran teks kanan (Right) adalah sebagai berikut

Sedangkan contoh penjajaran teks kiri dan kanan (Justified) adalah sebagai berikut

Penjajaran teks yang lebih lengkap juga dapat dilakukan dengan cara

1. Pilih menu Format > Paragraph.

2. Muncul kotak dialog Paragraph.

3. Jenis penjajaran (alignment) dapat dipilih pada combo box alignment. Jenis indentasi dan jaraknya secara terperinci juga dapat diatur pada kotak dialog ini. Selain itu spasi antar baris juga dapat diatur. Jenis spasi antar baris yang umum digunakan antara lain Single, Double, dan 1.5 lines. At Least, Exactly, dan Multiply digunakan jika jarak spasi memerlukan jarak secara rinci.
4. Jika pengaturan sudah dilakukan, tekan tombol OK untuk menyelesaikan, atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pengaturan.

Single adalah jarak spasi standar yang umum digunakan. Pengaturan spasi Single dapat dilakukan secara cepat dengan menggunakan shortcut Ctrl + 1 setelah menyorot paragraf yang ingin diubah jarak spasi antar barisnya.

Double adalah jarak spasi antar baris ganda atau dua kali jarak spasi Single. Double dapat dilakukan secara cepat dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + 2 setelah menyorot paragraf yang ingin diubah jarak spasi antar barisnya.

1.5 lines adalah jarak spasi antar baris satu setengah kali jarak spasi Single. 1.5 lines dapat dilakukan secara cepat dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + 5 setelah menyorot paragraf yang ingin diubah jarak spasi antar barisnya.